Aangeboden door:
SlimRenoveren
Geschreven door:
blogger
Sean Vos
Categorie:
Beleid
Artikel delen:
logo logo logo logo
28x bekeken

INNOVATIEF DE MARKT OP? ZORG EERST VOOR DRAAGVLAK!

Regisserend opdrachtgeven is hot. Steeds meer opdrachtgevers stappen af van traditioneel aanbesteden en zetten de stap naar een meer open uitvraag op basis van regisserend opdrachtgeverschap. Niet zelden is zo’n uitvraag het stokpaardje van één van de managers binnen de corporatie. Op zich geen probleem, want iemand binnen de organisatie moet de eerste stap zetten. In de praktijk merk ik echter dat er na de uitvraagprocedure niet altijd voldoende draagvlak binnen de organisatie is om het project ook daadwerkelijk uit te voeren zoals voorgenomen. En dat maakt goed samenwerken met de geselecteerde partner tot een fikse uitdaging.

Ook bij de aanbieders maak ik mee dat het niet altijd gemakkelijk is om na de selectie op een vernieuwende manier te gaan samenwerken. Na de gunning komen werkzaamheden terecht bij andere teamleden binnen de aannemer die niet bij de selectie betrokken zijn geweest en niet altijd gewend zijn om op een vernieuwende manier samen te werken. Als opdrachtgever kunt u daar echter in de selectie nog enigszins op sturen. Bijvoorbeeld door de verantwoordelijk projectleider, de uitvoerder en/of de bewonersverantwoordelijke te interviewen om een goede indruk te krijgen van hun competenties.

OVERGELEVERD AAN DE OPDRACHTGEVER
Andersom wordt het vervelender. Wanneer de winnende aanbieder na de gunning geconfronteerd wordt met een projectteam dat niet bij de uitvraag is betrokken en op de ‘ouderwetse manier’ te werk gaat, ontstaat er een probleem. De aanbieder kan hier immers op geen enkele manier op sturen en is volledig afhankelijk van de aanpak van de opdrachtgever. Waar op managementniveau een innovatieve projectaanpak op basis van intensieve samenwerking is afgesproken, opereert het uitvoerende apparaat nog op de traditionele manier. Het gevolg: frustraties over en weer en een grote druk op de samenwerking en projectresultaten. De opdrachtnemer kan nergens op terugvallen omdat ook juridisch de opdrachtgever zichzelf vaak goed heeft ingedekt.

Stel je voor: je hebt na het winnen van een selectie als aanbieder veel tijd en geld geïnvesteerd om je organisatie in te richten op het uitvoeren van al het planmatig onderhoud voor een periode van vijf jaar. Softwaresystemen zijn aangepast voor een superefficiënte administratie, het team staat klaar en er zijn langetermijn contracten met vaste onderaannemers gesloten op basis van een bepaald volume. Vervolgens blijkt na de gunning dat het uitvoeringsteam van de corporatie nog helemaal niet gewend is om op deze manier samen te werken en ook niet in staat is op korte termijn de omslag naar de nieuwe werkwijze te maken. Iedere medewerker maakt nog afspraken met eigen partijen, zonder de nieuwe geselecteerde aanbieder hierin te betrekken. Het klinkt misschien onvoorstelbaar, maar het komt in de praktijk voor!

DRAAGVLAK CREËREN
Bij iedere uitvraag is het daarom essentieel om een groot draagvlak te hebben binnen de organisatie. Het hele projectteam moet de aanpak zien zitten en wordt bij voorkeur vanaf het begin betrokken bij de opgave. Op die manier sluiten de selectiefase en de uitvoering ook echt op elkaar aan en worden er betere resultaten geboekt. En misschien nog wel belangrijker: de samenwerking verloopt vele malen soepeler en prettiger.

Samen met twee andere ervaringsdeskundigen heb ik een kennispaper opgesteld met daarin een handig stappenplan voor corporaties die met regisserend opdrachtgeverschap aan de slag willen. Eerder heb ik hierover al de blog “vragen staat vrij, maar hoever kun je gaan” [link toevoegen] geschreven. Het stappenplan biedt houvast voor het hele uitvraagtraject. De eerste stap gaat over het verkrijgen van draagvlak binnen de organisatie, waarmee bovengenoemde situatie voorkomen kan worden. Nieuwsgierig geworden? Stuur mij een email (via sean@slimrenoveren.nl) en u ontvangt de kennispaper.

Mijn belangrijkste tip: doe het de eerste keer niet zelf. Vraag een ervaringsdeskundige om met het team de opgave te verkennen en te spiegelen. Een workshop met het corporatieteam als kickoff van het project kan bijvoorbeeld al een hoop inzicht bieden. Iemand van buitenaf is bovendien beter in staat om de belangen van de opdrachtgevers en die van de te betrekken aanbieders in evenwicht te brengen en zo de kans op echte synergie en een goede samenwerking te vergroten

  • VVA
  • huisvestings advocaten
  • e-vontuur
  • han van goeverden
  • emceo
  • covalis
  • wocoapp